为规范公司档案管理，增强档案的实用性和有效性

，理顺各类文书
、资料的收集、整理、保管等工作程序
，特制定本规定。

一、立卷归档范围

1、上级机关颁发的法律命令、指示、决定、决议、通知
、信息

、专项会议纪要及各类政策法规；

2、公司向上级机关的请示、报告

、工作计划及对下级部门的批复；

3、公司重大事宜会议记录

、纪要和决定（包括发布的通知、通报
、机构调整、职务任免
、奖惩及公司的各项制度
、规定）

；

4、公司内部及与有关单位往来的文件、协议及各类合同文书；

5
、公司制订的工作计划、统计报表、财务、工程预决算及工作总结；

6、公司主持召开的各种专业会议所形成的领导讲话
、文件资料和会议纪要
；公司参加外单位或上级机关召开的会议所带回需贯彻执行的文件材料；

7
、公司技术改造

、科研攻关申报项目的技术资料、土建工程和自制设备的技术资料与图纸

；

8
、其它直接记述和反映公司及部门经营管理与职能活动的

，具有现实和长远参考价值的有效证券、证照（包括文字
、电子文件

、图样、照片
、实物等）。

二、归档程序

1
、公司归档文件、资料实行“季度归档”及年度归档制度，即每年的四、七
、十和次年的一月为档案资料归档期；

2、归档期内，由档案管理员分别向各部门主管收集应该归档的原始资料
，各部门应予积极配合和支持；

3
、生产、基建
、科研活动中形成的文件资料，分别由产品生产、科研课题
、工程项目、设备采购和维修负责人指定专人负责积累，整理后归档；

4、经营管理及行政、群团组织日常工作中形成的文件资料
，由办公室或业务部门按其管辖范围指定专人负责收集，整理后归档；

5
、各部门专用的收、发文件资料和信函

，按文件的密级确定是否归档；凡机密以上的文件必须按《保密制度》要求予以归档
。

三

、归档要求

1、归档文件
、资料必须齐全完整，照片、录音、录像必须同详细文字说明材料一起归档；

2、归档文件

、资料必须经过系统整理

，应准确地反映生产

、基建
、科研、技术
、质量

、人事、财务、经营管理等各项活动的真实内容与历史过程，符合自然形成规律；

3、归档文件
、资料必须是原件
，具有重大意义的文件应同时保存历次变更修改件，重要的或利用频率高的文件
、资料可根据需求复制若干备份归档；

4
、文件、资料归档时
，交接签字手续完备。其制成材料易于长久保存，禁用铅笔
、圆珠笔、红墨水、复写纸等制成文件
、资料归档；电子文件归档时实行“双套制”，即将电子文件制作相应的纸质拷贝件与光盘同时存档
；

5、归档文件、资料应按《档案法》和公司《保密制度》要求进行分类
，立卷保存
。案卷标题简明扼要

，并确定保管期限，原则上分为永久长期（十五年以上）、短期（十五年以下）两种

。

四、文件的查阅与销毁

1、查阅、调用档案室文件资料
，严格遵照《保密管理制度》执行，认真履行查阅审批程序，密件原则上不得查阅或调用。特殊情况时，须由总经理批准同意，并严格控制知悉范围；

2、档案室除专职档案管理员外
，其他任何人不得进入；档案管理员应随时检查档案室的温湿度控制与防火、防盗情况、确保其安全无患；

3

、对于多余、重复
、过时失去保存价值的文件，档案管理员应定期登记、清理、造册
，报请上级领导批准
，按《保密管理制度》的规定方式予以销毁
。任何部门或个人无权擅自处理
。