作者 | 知识爱人

，体制内知识

，就那么多

！

1.痕迹资料太重要

几年前，有个中学食堂发生食物中毒
，被央视媒体报道出来，全国人民都盯着这个学校，食品监管部门被推到风口浪尖上，很有可能要被问责。

幸好，食品监管部门找到了1份现场检查笔录
，上面有整改意见
，所以逃过一劫

，只有教育部门和学校被问责
。

如果没有这份现场检查笔录
，食品监管部门一定会被问责
。

有一年，有个县组织对县直单位的年终考核，考核组到了一个单位
，要查看材料。

结果该单位只提供了很少的材料，无法充分体现其工作情况，考核组人员多问了一些问题，结果该单位工作人员用“专业性”术语来忽悠
。

还说考核组的一点都不懂，与考核组人员吵起来
，最后的考核结果，这个单位自然是排名靠后，既没有充分的痕迹资料，也没有好的态度。

这次疫情防控
，有个村防控不力，导致上千人被隔离，省防控指挥部果断免职了20人
，但是市级疾控部门未被追责，据说提供的材料足够多
，也足够充分，打印机硒鼓都打坏了两支

。

上级部门十分感动，觉得基层工作真的太难了。

可见
，痕迹资料是多么重要
？

2.尽职免责，最重要的就是痕迹资料

尽职免责，如何体现呢
？写在汇报材料里面？口头汇报

？工作成效明显
，如何证明呢？这就需要痕迹资料。

公安执法的时候，都要带上执法记录仪，到现场后，要录像，如何询问
、如何劝阻、如何警告，这些过程要全部记录下来，才能申请强制带离现场（如果警告无效情况下）
。

如果对象是女的，还需要出动女警
。稍微一点程序不符合，都有可能被追责。全程录制的视频就是免责的最好依据。

一般的行政案件。需要有立案呈批单、现场检查笔录、扣押物品清单、案件合议记录、行政处罚告知书
、行政处罚决定书、送达回执

、结案报告等，这些就是案件办理的依据。

其中，有些程序少了，有些依据不充分，被处罚对象提出行政复议或者行政诉讼，处罚单位可能会败诉，会涉及到行政赔偿的情况。

痕迹资料越充分，说明工作越扎实，自然也就能免除一些责任。

3.如何做好痕迹管理呢？

录像是个好方法
。不管是外出检查
、案件查办、会议记录、宣传报道，全程录下来，比什么效果都好，但是录像存储量太大，查阅痕迹资料时间较长，在日常工作中不适用
，适用于案件查办、可能发生争议情况等方面
。

音频等材料也可以作为痕迹管理
，但也与视频痕迹一样，查阅痕迹资料时间较长，不够直观，操作起来太费劲，一般工作中也不适用。

所以，在日常工作中
，大多数的痕迹资料还是纸质的，比如现场检查笔录
，通知、方案
、会议图片、讲话稿、总结、处罚通知书等
。连交警罚款，也需要拍三张照片
，违法前，违法中，违法后。

案件办理就需要一大堆材料。从检查笔录
、询问笔录
、扣押物品清单、案件合议
、处罚预通知、处罚决定书
、结案报告等等。

现在的工作痕迹资料，大多数就是纸张，就是A4纸，工作中的图片，下发的通知，上报的总结……都可以打印出来
，归档装册。

下面说说如何做好纸质材料的归档
。档案管理有专门的打印
、装订、分类、归档的标准
，在某些事业单位有专门的档案管理员
，需要专门去培训
，还可以进职称。

不过这个比较复杂
，上级部门来检查也没有那么专业，我就说说应付检查，如何做好痕迹管理。

首先，平时资料收集要及时。没有资料来源，那归档就成了无本之木、无水之源了。

大多数的人都是要到考核了
，临时抱佛脚，开始归档

，才发现差了很多材料，有的当然可以补
，但是照片什么的
，有可能就找不到了，特别是上级领导的一些照片，难道叫领导来重新照一次

？

很多人经常打电话给收发文的同志

，叫找这样文件、那样文件
，其实就是平时没好好收集起来，累坏了收发文的同志。

所以资料收集要及时。平时工作群里面的资料
，保存一份
，开会时
，照张照片，外出检查时，照点照片
，及时存在电脑里面
。

其次
，合理分类是关键

。就是一个原则：独立、穷举
。尽量做到不交叉、不重复
、不杂糅，横排门类清晰。电脑上的文件夹，你认真设计过了吗？

很多人的电脑桌面密密麻麻，一团糟，不仅电脑速度会减慢
，处理文件时也太麻烦，一个文件要去找半天或者根本找不到，太浪费时间，时间都去哪儿了

？恐怕就是浪费在这些琐事上
。

这就是平时没有好好归档，没有做好分类整理，需要的时候什么资料也提供不出来或者归档起来太麻烦。

打印出来的文件，按照一定的逻辑分类存放，需要用到时，自然很快可以找到。

再次，需要适当的包装
。人靠衣装，工作做得再好，也需要适度的包装
，才能给人眼前一亮的感觉。买个大钻戒，如果用垃圾袋装了，送给自己的老婆，估计你老婆怀疑是假货
。

特别是迎接检查的资料，封面、页眉都可以设计一下。有次我们单位迎接中央部委的检查，从著名摄影家那里要了一张当地的风景照
，作为封面背景，设计出来，太漂亮了
，检查组赞不绝口

。

我们以前有个负责党建的科长
，经常将党徽设计在封面上
，彩印出来，看着就十分漂亮，很多领导都夸赞。

还有，尽量编上目录，方便查阅，考核检查自然要加分。

最后，资料宜多不宜少。尽量多一些，就像硒鼓打坏了两支的疾控部门，给人的感觉工作扎实，检查的人也觉得你用心了，工作量较大。

轻飘飘的几页纸，给人的感觉就是没做什么工作。

还有，要找出加分的点
。很多考核有详细的考核指标和加分指标，这点一定要好好争取。找一些创新的点，争取一下，也有希望的。

痕迹管理，最重要的就是用心

。只要用心了，一定做得好。

希望大家都能做好痕迹管理

。