一
、 目的：

为规范采购部工作规范和工作开展流程
，提高采购工作的效率
，特制定本制度。

二
、 适用范围
：

适用于本公司采购管理
。

三、内容：

1、 总则

为加强采购工作的管理
，提高采购工作的效率
，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作
。

2、采购基本流程

采购需求—采购计划—寻找供货商—-询价
、比价、议价—-采购洽谈—-合同的签订（确定付款条件
、配送方式、售后服务）—-交货验收（仓管）—质检（不合格退货）—入库—计划对账—财务结算

采购流程图如下图所示

：

1） 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划
。

2） 供应商的选择和考核
：

供应商的选择与考核，一般从经营情况
、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货

、价格
、逾期率、是否配合等方面综合打分。

3）询价、比价
、议价 。

4）合同的签订
：买卖双方经过询价、报价
、议价
、比价及其它过程

，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求
、供应商的情况、企业本身的管理要求

、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况

。

5）交货验收
：采购员必须确定货物品种、数量、质量
、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。

6）质检
：货物质检合格则入库
，不合格的，需安排补救和退货
。

7）财务结算

：货物入库后，财务结算

3、申请商品采购流程图

1）销售部提出采购需求
，

2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批
；

3）审批通过后，由采购主管下单
。

4、申请付款流程图

1） 采购商品入仓后，做应付款计划

2） 计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致
，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；

3） 采购部审批到期应付款

4） 总经理批准付款

5
、商品到货验收流程

1） 仓库根据供应商送货单验收产品

2） 验收后打入库单
，核对入库单金额是否与送货单金额一致
，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核
，采购在当日给予答复

6、促销流程

1）每周例会上确定促销计划

2）确定产品信息，包括价格、货源、促销执行时间

3）报总经理申请促销采购资金

4）落实采购订单和促销执行方式

5）反馈促销结果在下周例会上通报

7、退货流程

1） 门店填写退货申请单，写明原因

2） 采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请

3） 审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单

4） 不能退回供应商的
，做报损处理
，报损比例不得超过0.5%

四
、采购管理制度：

1) 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表
。

2) 建立
、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。

3) 每月末将本月付款
、欠款
、欠票情况进行汇总
、总结
，并提出下月用款计划。

4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人
。

5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系

，尽早解决。

6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。

五


、采购部职责

采购部工作职责

1.制定并完善采购制度和采购流程：

（1）根据公司的长期计划
，拟定采购部门的工作方针和目标；

（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行
；

2.制定并实施采购计划：

（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划
；

（2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划；

（3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况
，据此编制采购预算和采购计划
；

（4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约
，检查合同的执行和落实情况

；

（6）督导检查仓库的验收、入库
、出库及管理工作，确保采销质量；

3.采购成本预算和控制
：

（1）编制月度和周采购预算
，实施采购的预防控制和过程控制
，有效降低成本；

（2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；

（4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查
，及时支付相关款项；

4.选择并管理供应商：

（1）根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟


；

（2）建立对供应商的资信、履约
、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统；

（3）不断开发新的供应渠道和供应商
，加强对新老客户的走访和调查
；

（4）制定供应商管理办法
，加强对供应商的管理、考核
，确保供应商提供产品的优良性；

采购部主管职责

1、直配供应商引进及维护

2

、采购部日常管理，主要包括
：

（1）部门工作安排（日
、周
、月）

（2）供应商谈判，

（3）相关流程制定和调整

（4）突发事件的处理

3、订单的审核

，参考安全库存

4
、应付款的管控

5、库存金额的管控以及消耗

6、审核并调整周月采购需求和计划

6、与其他部门的协调

7
、库配需求的统计和采购计划的制定

8、日常订单的制定和跟进

9

、退货处理

10、库配供应商的谈判、引进和维护

11

、库配商品促销计划的制定和落实

12、批发毛利率与毛利额周、月报表

7、货品残损率周、月报表；

8
、不动销商品率月报表（30天不动销品）

9、库存商品缺货率汇总日反馈报表（公司标准比例不可超20%）；

采购主管职责（分管系统和直配）

1、系统信息更新

2
、仓库库存的掌控

3、资料的整理（供应商合同
，报价单
、资质、调价归档、促销政策）

4、直配供应商的沟通和维护

5、直配供应商促销政策的制定和落实

6
、库存情况周
、月报表

7、供应商应付款的统计、结算与协调

8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控

9
、相关表格的制作和归档